Wie Sie die beste MSP Backup Lösung für Ihre KMU-Kunden finden

Wer als MSP kleine und mittelständische Unternehmen betreut, weiß, dass Backups kein Selbstläufer sind. Sie erfordern kontinuierliche Überwachung, regelmäßige Tests und vor allem eine zuverlässige Wiederherstellung im Ernstfall.Dieser Leitfaden beleuchtet die Kriterien, die bei der Auswahl einer Managed Backup Lösung wirklich zählen. Im Mittelpunkt stehen Wiederherstellbarkeit, operative Zuverlässigkeit und klare Nachvollziehbarkeit im laufenden Betrieb. Gleichzeitig greift er typische Fragen aus dem MSP-Alltag auf, etwa wie sich Backup Lösungen sinnvoll evaluieren lassen, woran echte Ransomware Resilienz erkennbar ist und wie Managed Backup so umgesetzt wird, dass es mehr leistet als reine Datenspeicherung. Der Fokus liegt dabei auf der operativen Realität von Backup as a Service für MSP mit KMU-Kunden.

Inhalt

1. Was ist ein MSP und was umfasst Managed Backup?
2. Anforderungen an Managed Backup in 2026
3. Managed Backup-Lösungen evaluieren
4. Was die besten MSP-Backup-Lösungen vom Rest unterscheidet
5. Praxisbeispiel: Planbare Einnahmen mit Managed Backup
6. Warum NovaBACKUP für viele MSP mit KMU-Fokus überzeugt
7. Checkliste für die Evaluierung von MSP Backup-Lösungen
8. Fazit: Die passende MSP Backup Lösung für Ihr Unternehmen

1. Was ist ein MSP und was umfasst Managed Backup?

Ein Managed Service Provider (MSP) bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) kontinuierlichen IT-Support, statt nur dann zu reagieren, wenn etwas nicht funktioniert. Für KMU bedeutet dies eine konsistente Überwachung, proaktive Updates, Sicherheitsmanagement und Benutzersupport, die in monatlichen Service-Paketen enthalten sind. Dadurch werden die Ausgaben vorhersehbar und budgetfreundlich und die IT-Betreuung ist in der Regel deutlich effektiver als bei einem reaktiven Break Fix-Ansatz.

Laut der SBA haben 81,9% der Kleinunternehmen überhaupt keine Mitarbeiter (SBA Office of Advocacy, 2024). Gerade für diese Kleinstunternehmen ist ein Managed Services-Ansatz oft der einzig praktikable Weg, um eine zuverlässige Datensicherung zu erreichen, ohne eigenes IT-Personal einzustellen.

Wenn wir von Managed Backup sprechen, beschreiben wir einen umfassenden Service, der von MSP bereitgestellt wird und über reine Software und Datenspeicherung hinausgeht. Als MSP übernehmen Sie die Verantwortung für den gesamten Lebenszyklus der Datensicherung. Sie stellen sicher, dass Backup Jobs konsistent laufen, Fehler zeitnah behoben werden und vor allem, dass Wiederherstellungen tatsächlich funktionieren.

Für KMU ist Managed Backup besonders wichtig, da Datensicherungen häufig aus banalen Gründen scheitern können:

• Ein Laptop wird ausgetauscht, aber nicht dem Backup Job hinzugefügt.
• Der Backup-Speicher läuft voll.
• Ein Backup Job schlägt stillschweigend fehl.
• Ein Passwort wird geändert, wodurch die Authentifizierung unterbrochen wird.

Monate später, wenn Ihr Kunde dringend eine Wiederherstellung benötigt, stellen Sie fest, dass die relevanten Daten fehlen.

Als MSP ist es Ihre Aufgabe, entsprechende Nachweise für einen soliden Service mit klarer Verantwortlichkeit, konsistenter Überwachung und regelmäßigen Wiederherstellungstests zu gewährleisten. So lassen sich solche Situationen vermeiden.

2. Anforderungen an Managed Backup in 2026

Wir alle wissen, dass sich die Anforderungen an Cybersicherheit und Datensicherung in den letzten Jahren geändert haben. Das bloße Kopieren von Daten von einem Computer auf eine externe Festplatte ist schon lange keine ausreichende Lösung mehr.

Heutzutage ist alles digital. Unternehmen speichern kritische Informationen auf Computern, Behörden erwarten digitale Anträge und die meisten Kundeninteraktionen finden online statt. Damit gehen strengere Vorschriften, eine größere Angriffsfläche für Cyberkriminelle und sogar mehr Risiken durch menschliche Fehler einher (wie oft mussten Sie schon versehentlich gelöschte Dateien wiederherstellen? ).

Eine Backup Lösung, die MSP bei der Bereitstellung des Managed Backup-Services unterstützt, muss mittlerweile viel leisten. Noch wichtiger sind jedoch die Services, die Sie rund um die Backup-Software anbieten.

Hier sind die kritischen Funktionen und Services aufgeführt, die für MSP, die KMU unterstützen, besonders wichtig sind.

Zentralisierte Überwachung und Berichterstattung

Als MSP übersetzen Sie technische Details in Geschäftssprache für Ihre KMU-Kunden. Ein Beispiel ist „Alle 15 Geräte wurden letzte Nacht erfolgreich geschützt" oder „Wir haben heute Morgen einen Fehler auf Sarahs Laptop behoben".

Eine Backup Lösung, mit der sich Backup Jobs einfach überprüfen lassen, beweist, dass Sie die Kontrolle haben, und schafft Vertrauen. Eine gute Reporting-Funktion hilft Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen. Wenn Backup-Fenster länger werden, die Speichernutzung unerwartet ansteigt oder Wiederherstellungstests länger dauern als vorgesehen, müssen Sie davon erfahren, bevor eine solche Schwachstelle zu einem Risiko wird.

Multi Mandanten-Verwaltung

Als Dienstleister benötigen Sie ein Dashboard, das Ihnen den Status aller Backup Jobs über alle Kunden hinweg anzeigt. Darüber hinaus sollte es Ihnen die Anwendung konsistenter Richtlinien ermöglichen und Sie sofort alarmieren, wenn etwas fehlschlägt.

Echte Multi Mandantenfähigkeit bedeutet Mandanten Isolierung, sodass Kunden nur ihre eigenen Daten sehen können. Darüber hinaus sind eine rollenbasierte Zugriffskontrolle und skalierbare Richtlinienverwaltung ohne administrativen Overhead erforderlich.

Unveränderliche oder isolierte Backups

Bei Ransomware Angriffen werden häufig zunächst die Backup-Repositories angegriffen. Gelingt es den Angreifern, die geschützten Kopien Ihrer Kunden zu verschlüsseln oder zu löschen, verlieren Sie die Möglichkeit, Ihre Daten wiederherzustellen.

Es gibt mehrere Formen der Unveränderlichkeit, und die besten MSP-Backup-Lösungen nutzen beide:

• Unveränderlichkeit auf Speicherebene nutzt Technologien wie S3 Object Lock, um zu verhindern, dass Daten während der Aufbewahrungsfrist geändert oder gelöscht werden. Einmal geschrieben, erzwingt der Speicher die Sperre automatisch.
• Software-erzwungene Unveränderlichkeit funktioniert anders. Plattformen wie NovaBACKUP überprüfen die Backup-Integrität kontinuierlich, indem sie sicherstellen, dass alle im Backup-Index aufgeführten Dateien tatsächlich im Speicher vorhanden sind. Gelöschte oder beschädigte Dateien werden automatisch ersetzt. So entsteht ein selbstheilendes Backup, das Lücken eigenständig repariert.

Selbst wenn Angreifer mehrere Sicherheitsgrenzen überwinden, funktionieren beide Schutzschichten zusammen. Der Speicher selbst kann nicht geändert werden und die Software schließt kontinuierlich alle Lücken.

In seinem StopRansomware Leitfaden empfiehlt die CISA ausdrücklich, zusätzliche verschlüsselte Offline-Kopien anzulegen und regelmäßige Wiederherstellungstests durchzuführen, um die Integrität der Backups zu bestätigen (CISA, 2023). In der Praxis wird das zunehmend als Mindestanforderung gesehen. Wenn Unveränderlichkeit und Isolation fehlen, steigt das Risiko, dass Backups im Ernstfall nicht verfügbar sind.

Erfahren Sie, wann Sie unveränderliche Backups wirklich benötigen und wie verschiedene Ansätze zur Unveränderlichkeit vor Ransomware schützen.

Regelmäßige Wiederherstellungstests

Backup-Dateien, deren Wiederherstellung Sie nicht getestet haben, sind lediglich teurer Speicherplatz. In seinem Leitfaden für die Wiederherstellung nach Cybersecurity-Vorfällen unterstreicht das NIST die Bedeutung von Tests und kontinuierlichen Verbesserungen als wesentliche Komponenten bei der Bereitstellung von Wiederherstellungsmaßnahmen (NIST, 2016).

Wiederherstellungstests sollten mit Ihrer Backup-Software problemlos und ohne großen Aufwand möglich sein. Ideal wäre eine automatisierte Verifizierung, die die Datenintegrität ohne manuellen Eingriff nachweist. Doch das allein reicht nicht aus. Jedes Unternehmen sollte mindestens vierteljährlich vollständige Wiederherstellungstests kritischer Systeme durchführen. Werden Backups nicht getestet, existieren sie nur in der Theorie, aber nicht in der Praxis.

Klare Recovery Time und Recovery Point Objectives

In jedes Kundengespräch sollten zwei Fragen eingebunden werden:

• Wie viel Datenverlust können Sie sich leisten?
• Und wie lange können Sie offline sein?

Diese Fragen lassen sich direkt in RPO- (Recovery Point Objective) und RTO-Ziele (Recovery Time Objective) übersetzen. Diese Ziele bestimmen dann Ihre Backup-Häufigkeit, Aufbewahrungsrichtlinien und Wiederherstellungsverfahren.

Ein Teil der Erbringung professioneller Dienstleistungen besteht darin, Kunden dabei zu unterstützen, diese Konzepte zu verstehen und realistische Erwartungen zu äußern.

Umfassende Abdeckung über die gesamte Umgebung

Typischerweise betreiben KMU eine Mischung aus Windows Endgeräten und -Servern sowie SQL und SaaS Anwendungen wie Microsoft 365. Dabei werden die Daten auf externen Festplatten und NAS-Geräten gespeichert. Ihr Service sollte all dies von einer einzigen Plattform aus abdecken.

Achten Sie besonders auf:

• Windows Endpoints: Laptops und Desktops, die kritische Arbeitsdaten enthalten.
• Windows Server: Dateiserver, Anwendungsserver, Domänencontroller
• SQL-basierte Anwendungen: Unternehmenssoftware, die im Hintergrund eine SQL-Datenbank nutzt, wie CRM-Systeme, Lösungen zur Lagerverwaltung oder Praxisverwaltung
• SaaS-Anwendungen: z.B., Microsoft 365 (E-Mail, SharePoint, OneDrive, Teams)

Ransomware spezifische Datensicherungsfunktionen

Zusätzlich zu Cybersicherheitslösungen sollten Sie nach Funktionen suchen, die sowohl Ihre Produktionsumgebung als auch Ihre Backup-Dateien vor Ransomware schützen und gleichzeitig eine zuverlässige Wiederherstellung gewährleisten.

Zusätzlich zu den oben genannten Aspekten der Unveränderlichkeit und Wiederherstellungstests suchen Sie nach Backup Lösungen, die:

• Hybride Backups zulassen und somit Daten an mehreren lokalen und externen Standorten sichern, idealerweise in einem einzigen Backup Job.
• Ein Incremental-Forever-Backup-Schema nutzen, sodass Sie Backups häufiger ausführen können, da es kleinere und damit häufigere Backup Jobs ermöglicht.
• Es Ihnen ermöglicht, Ihren Backup-Speicher zu isolieren und von der Produktionsumgebung getrennt zu halten.
• Backup-Verifizierung durchführen, damit alle für eine erfolgreiche Wiederherstellung erforderlichen Dateien jederzeit gesichert sind.

All diese Funktionen arbeiten zusammen, um die bestmögliche Verteidigung zu ermöglichen. Zum Beispiel ermöglicht Incremental Forever Backup häufigere Backup Jobs (bei Bedarf stündlich), ohne dabei Speicher oder Bandbreite zu überlasten. Dadurch wird Ihr Recovery Point Objective (RPO) erheblich reduziert. In Kombination mit einer hybriden Backup-Architektur können Sie schnell von lokalen Kopien wiederherstellen und gleichzeitig unveränderliche Cloud-Kopien als Versicherung gegen lokale Kompromittierung aufrechterhalten.

Die Ransomware Schutzmaßnahmen basieren auf der grundlegenden 3-2-1 Backup Regel, nach der drei Kopien der Daten auf zwei verschiedenen Medientypen gespeichert werden, wobei eine Kopie extern aufbewahrt wird.

Sehen Sie sich an, wie NovaBACKUP Ihre Backups vor Ransomware schützt:

3. Managed Backup-Lösungen evaluieren

Sicher kennen Sie diese „Top 10 MSP-Backup-Software"-Listen, die alle dieselben Anbieter in leicht unterschiedlicher Reihenfolge auflisten. Die meisten davon sind bezahlte Platzierungen oder Affiliate-Inhalte, die Klicks generieren sollen, anstatt fundierte Entscheidungen zu unterstützen.

Wenn es jedoch darauf ankommt, hören wir in Gesprächen mit MSP von ganz anderen Entscheidungsfaktoren.

Beginnen Sie mit den konkreten Bedürfnissen Ihrer Kunden

Dokumentieren Sie vor der Anbieterauswahl, was Ihr typischer Kunde benötigt:

• Wie viele Endpoints, Server und Cloud-Workloads?
• Was sind realistische RTO/RPO-Ziele für ihre Branche?
• Welchen Compliance-Anforderungen muss er gerecht werden?
• Was ist das Budget?

So lassen sich unpassende Lösungen frühzeitig ausschließen und unnötige Demo-Termine vermeiden.

Priorisieren Sie Wiederherstellungsfähigkeiten vor Funktionen

Marketingmaterialien stellen meist Funktionen wie „KI-gestützte Erkennung", „unbegrenzten Speicher" oder „militärische Verschlüsselung" in den Vordergrund. Diese spielen jedoch keine Rolle, wenn sich Daten im Ernstfall nicht schnell und zuverlässig wiederherstellen lassen.

Fragen Sie Anbieter gezielt, wie ihre Lösung unterschiedliche Wiederherstellungsszenarien abdeckt:

• Vollständige Systemwiederherstellungen auf identischer und abweichender Hardware
• Granulare Wiederherstellung einzelner Dateien und Ordner
• Wiederherstellung aus lokalem und externem Speicher
• Backup auf VHDx und direktes Starten einer VM daraus

Testen Sie die Management-Oberfläche selbst

Holen Sie sich einen Testzugang und prüfen Sie die Backup Lösung selbst. Richten Sie einige Testkunden ein und fügen Sie Backup Jobs hinzu. Überprüfen Sie dabei:

• Können Sie den Status aller Backups schnell und kundenübergreifend erfassen?
• Wie viele Klicks sind nötig, um einen Backup Job zu ändern?
• Was passiert bei einem fehlgeschlagenen Backup? Erhalten Sie klare umsetzbare Warnmeldungen sowohl im Dashboard als auch per E-Mail?

Die Oberfläche, mit der Sie täglich arbeiten, ist wichtiger als jede Funktionsliste im Marketing-Deck. Eine leistungsfähige Plattform mit einer ineffizienten Benutzeroberfläche bremst Sie aus und erhöht die Fehleranfälligkeit.

Während Sie die Software testen, sollten Sie auch den Support des Anbieters prüfen. Wie schnell erhalten Sie eine Rückmeldung? Gibt es neben E-Mail weitere Kontaktmöglichkeiten? Und wie gut versteht der Support die spezifischen Anforderungen von MSP?

Berechnen Sie die Gesamtbetriebskosten nicht nur die Lizenzgebühren

Schauen Sie nicht nur auf den reinen Listenpreis, sondern berücksichtigen Sie alle Faktoren, die im laufenden Betrieb eine Rolle spielen.

• Wie hoch ist Ihr Zeitaufwand für Setup und laufende Verwaltung?
• Gibt es versteckte Kosten für zusätzliche Funktionen, die Sie benötigen?
• Wie stark steigen Ihre Speicherkosten, wenn Kunden wachsen?
• Welche Kosten fallen für Wiederherstellungen und Datenübertragungen an?

Eine Plattform, die auf den ersten Blick günstig erscheint, aber deutlich mehr Ihrer Zeit erfordert, ist in der Praxis nicht kosteneffizient. Ziehen Sie Ihren internen Stundensatz in den Vergleich mit ein und prüfen Sie sorgfältig, welche Kosten insgesamt anfallen.

Ebenso wichtig ist ein transparenter Abrechnungsprozess. Können Sie jederzeit nachvollziehen, wofür Sie belastet werden und wie sich die Kosten zusammensetzen?

Speicherkosten verdienen besondere Aufmerksamkeit. Moderne Backup-Methoden wie Incremental Forever reduzieren den Speicherbedarf um 80% oder mehr im Vergleich zu klassischen Voll- und Differenziell-Strategien.

Berücksichtigen Sie Anbieter-Stabilität und Roadmap

Sie gehen mit der Auswahl einer Backup Lösung eine mehrjährige Verpflichtung ein. Implementierung und Einrichtung sind zeitintensiv und ein späterer Wechsel ist in der Regel aufwendig. Umso wichtiger ist die Gewissheit, dass der Anbieter auch in den kommenden Jahren bestehen bleibt und kontinuierlich in sein Produkt investiert.

Prüfen Sie im Gespräch mit dem Anbieter unter anderem folgende Aspekte.

• Wie lange ist der Anbieter bereits am Markt tätig?
• Wie steht es um die finanzielle Stabilität des Unternehmens?
• In welchen Abständen werden größere Produktupdates veröffentlicht?
• Wird mit Plattformänderungen Schritt gehalten etwa neuen Windows-Versionen oder Microsoft 365-Funktionen?
• Welchen Stellenwert hat das Thema Backup im Produktportfolio des Anbieters?

4. Was die besten MSP-Backup-Lösungen vom Rest unterscheidet

In der Zusammenarbeit mit Hunderten von MSP haben wir klare Muster erkannt. Die besten Backup Lösungen für MSP teilen bestimmte Merkmale, die weit über einfache Feature-Checklisten hinausgehen. Entscheidend ist, ob sich die Plattform im täglichen Betrieb bewährt und es Ihnen ermöglicht, Managed Backup zuverlässig und skalierbar für KMU-Kunden bereitzustellen.

Multi Mandanten-Architektur die tatsächlich funktioniert

Viele Anbieter behaupten, MSP zu unterstützen. Echte Multi Mandantenfähigkeit ist jedoch selten. Die besten Lösungen zeichnen sich durch folgende Eigenschaften aus.

• Zentrales Management über ein gemeinsames Dashboard: Sie müssen alle Kunden, alle Backup Jobs und alle Warnmeldungen an einem Ort im Blick haben. Wenn Sie sich regelmäßig in separate Portale einloggen oder ständig den Kontext wechseln müssen, wurde die Plattform nicht für MSP konzipiert.
• Klare Mandanten Isolierung: Administratoren eines Kunden dürfen niemals Zugriff auf Daten oder Konfigurationen anderer Kunden haben. Dies ist ein zentraler Aspekt für Sicherheit und Datenschutz.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Ein Tier-1-Techniker sollte nicht dieselben Berechtigungen haben wie ein Administrator. Leistungsfähige Plattformen ermöglichen eine fein abgestufte Definition von Rollen und Zugriffsrechten.

Wenn eine Demo zeigt, dass Kunden nur einzeln verwaltet werden können, ist das ein klares Warnsignal.

Ransomware-Schutz über die reine Speicherung hinaus

Jeder Anbieter spricht von Ransomware-Schutz. Die besten Managed Backup-Lösungen belegen diesen Anspruch jedoch durch konkrete und überprüfbare Fähigkeiten.

• Unveränderlichkeit auf mehreren Ebenen: Leistungsfähige Plattformen kombinieren softwareseitig erzwungene Unveränderlichkeit mit Unveränderlichkeit auf Speicherebene. Nur diese Kombination bietet wirksamen Schutz gegen Manipulationen. Wie dies technisch umgesetzt wird, wird in Abschnitt 2 erläutert.
• Isolierte oder Air-Gapped Speicherung: Backups sollten nicht direkt aus dem Produktionsnetzwerk erreichbar sein. Werden Anmeldedaten kompromittiert, darf Ransomware keinen Zugriff auf die gesicherten Daten erhalten.
• Ein Versionsverlauf, der im Ernstfall hilft: Entscheidend ist die Möglichkeit, auf einen sauberen Zeitpunkt vor der Infektion zurückzugehen und nicht nur auf das letzte Backup. Dafür müssen ausreichend Versionen vorgehalten werden, ohne die Speicherkosten explodieren zu lassen. Eine Incremental-Forever-Backup-Methodik erfüllt genau diese Anforderung, da sie alle Dateiversionen innerhalb der Aufbewahrungsfrist speichert, ohne redundanten Speicherbedarf zu erzeugen. So stehen verlässliche Wiederherstellungspunkte vor einer Infektion zur Verfügung, ohne komplexes Chain-Management.
• Wiederherstellungstests ohne zusätzlichen Aufwand: Relevante Sicherheitsstandards betonen die Bedeutung regelmäßiger Wiederherstellungstests. Gute Backup-Lösungen machen diese Tests im Alltag praktikabel, zum Beispiel durch automatisierte Prüfungen und eine klare Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse.

Preistransparenz versus versteckte Kosten

Preismodelle unterscheiden sich stark und die scheinbar günstigste Option bietet selten das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Um spätere Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie einige grundlegende Aspekte berücksichtigen:

• All-in-One-Bundle-Preisgestaltung: Einige Plattformen kombinieren Lizenzen mit festen Speicherkontingenten pro System. Das wirkt zunächst einfach, führt in der Praxis jedoch häufig zu Problemen. Sie zahlen für ungenutzten Speicher, Kunden überschreiten Kontingente und verursachen unerwartete Zusatzkosten, und eine saubere Kostenoptimierung pro Kunde ist kaum möglich. Oft sind diese Modelle zudem an langfristige Verträge gebunden.
• Bring your own Storage: Bei diesem Ansatz erwerben Sie die Lizenzen separat und wählen Ihren Speicheranbieter selbst, etwa AWS, Wasabi oder Azure. Das schafft Flexibilität und bessere Kostenkontrolle, bedeutet aber auch zusätzlichen Aufwand für das Management der Speicherinfrastruktur und der Anbieterbeziehungen.
• Lizenz mit optional enthaltenem Speicher: Einige Anbieter kombinieren beide Ansätze. Sie können entweder den integrierten Cloud-Speicher mit transparenter Pauschalpreisgestaltung nutzen oder eigenen Speicher anbinden. Diese Modelle bieten oft den besten Kompromiss aus Flexibilität und Planbarkeit.
• Versteckte Kosten frühzeitig erkennen: Achten Sie auf Gebühren für Datenübertragungen bei Wiederherstellungen, Aufpreise für Funktionen, die eigentlich Standard sein sollten, sowie Mindestumsätze, die Sie zu höheren Ausgaben zwingen als notwendig. Auch komplexe Tier-Modelle, die verlässliche Prognosen erschweren, sind ein klares Warnsignal.
• Abrechnungstransparenz ernst nehmen: Sie sollten jederzeit nachvollziehen können, wofür Sie monatlich bezahlen. Gebühren müssen sich mit der tatsächlichen Nutzung abgleichen lassen und Rechnungen sollten verständlich genug sein, um sie Ihren Kunden erklären zu können.

Die besten Managed Backup-Lösungen ermöglichen es, profitable und planbare Services aufzubauen. Wenn sich Kosten mit wachsender Kundenzahl nicht zuverlässig prognostizieren lassen, verlieren Sie entweder Marge oder müssen Preise ständig anpassen. Beides ist langfristig nicht tragfähig.

Support, der MSP-Workflows versteht

Wenn ein Kunde ausgefallen ist und sofortige Hilfe benötigt wird, reicht generischer Support nicht aus. In solchen Situationen brauchen MSP-Ansprechpartner, die ihre Arbeitsweise verstehen und schnell reagieren können. Achten Sie bei der Auswahl einer Plattform auf folgende Punkte:

• MSP-spezifische Expertise: Das Support-Team sollte mit Multi Mandanten-Umgebungen, typischen Client-Management-Workflows und dem operativen Druck vertraut sein, der entsteht, wenn Systeme nicht verfügbar sind. Gute Support-Teams sprechen Ihre Sprache und verstehen Ihre Prioritäten.
• Schnelle Reaktion im Ernstfall: Kritische Probleme müssen priorisiert behandelt werden. Lange Ticket-Warteschlangen oder vage Rückmeldungen helfen nicht weiter. In solchen Fällen benötigen Sie Antworten innerhalb von Minuten oder Stunden, nicht erst nach Tagen.
• Solide Wissensdatenbank und Dokumentation: Umfassende und gut strukturierte Dokumentation ermöglicht es Ihrem Team, viele Probleme eigenständig zu lösen. Gleichzeitig sollte direkter Zugang zum Support verfügbar sein, wenn es wirklich darauf ankommt.
• Stabilität und Kontinuität im Support-Team: Geringe Fluktuation im Support bedeutet, dass Sie Ihr Setup nicht bei jedem Kontakt neu erklären müssen. Teams mit langjähriger Erfahrung kennen sowohl das Produkt als auch typische MSP-Szenarien und können Probleme deutlich schneller einordnen und lösen.

Sprechen Sie mit bestehenden Kunden des Anbieters über ihre Support-Erfahrungen und prüfen Sie aktuelle Bewertungen. Gerade hier zeigt sich oft, ob ein Anbieter im Alltag hält, was er verspricht.

Plattform Abdeckung für KMU-Anforderungen

KMU betreiben in der Regel überwiegend Windows basierte Umgebungen. Während einige MSP plattformübergreifenden Support für Linux, MacOS oder unterschiedliche Hypervisoren benötigen, ist dies für viele nicht erforderlich. Wenn Ihre Kunden ausschließlich Windows-Systeme einsetzen, ist ein Anbieter sinnvoll, der sich gezielt auf das Microsoft Ökosystem konzentriert.

Vorteile Windows-fokussierten Plattformen

Plattformen mit tiefgehender Integration in Windows Server, Active Directory, SQL-Server und Windows Endpoints sind in der Regel einfacher zu verwalten, da sie nicht versuchen, jede denkbare Umgebung abzudecken. Gleichzeitig sind sie häufig kosteneffizienter für reine Windows Setups, wie sie in vielen KMU-Umgebungen üblich sind. Achten Sie zusätzlich auf anwendungsbewusste Backup Funktionen, die SQL-Datenbanken und andere geschäftskritische Anwendungen in konsistenten Zuständen sichern können, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen. Zahlen Sie nicht für Funktionen, die Sie nicht nutzen werden. Wählen Sie jedoch auch keine Plattform, die Ihre zukünftige Entwicklung einschränkt. Berücksichtigen Sie sowohl Ihre aktuellen Anforderungen als auch realistische Wachstumsszenarien.

Die wichtigsten Managed Backup Auswahlkriterien im Überblick

Die beste Backup Lösung für Ihren MSP ist nicht zwangsläufig die mit den meisten Funktionen oder dem größten Marketingbudget. Entscheidend ist, ob sie Ihren operativen Alltag unterstützt und langfristig tragfähig ist. Eine geeignete Plattform:

• unterstützt effiziente Abläufe, statt zusätzlichen Zeitaufwand zu erzeugen
• bietet Ransomware-Schutz, den Sie Ihren Kunden nachvollziehbar belegen können
• ermöglicht profitable und planbare Dienstleistungsangebote
• unterstützt Sie mit reaktionsschnellem und fachkundigem Support
• passt zum tatsächlichen Technologie-Stack Ihrer Kunden
• funktioniert zuverlässig, unabhängig davon, ob Sie einen Kunden oder mehrere Hundert betreuen

Nutzen Sie den in Abschnitt 3 beschriebenen Ansatz zur Evaluierung, um Plattformen systematisch anhand dieser Kriterien zu prüfen. Verlassen Sie sich nicht auf Anbieter Vergleiche oder Ranglisten. Holen Sie sich stattdessen einen Testzugang und evaluieren Sie die Workflows, mit denen Sie täglich arbeiten werden.

5. Praxisbeispiel: Planbare Einnahmen mit Managed Backup

Michael Gustine leitet MG Technology, ein Ein-Personen-IT-Dienstleister, der Kleinunternehmen und Privatpersonen in seiner lokalen Gemeinde unterstützt. Über mehr als zwanzig Jahre hinweg basierte sein Geschäft auf Break-Fix Arbeiten, PC-Aufbereitung und projektbasiertem Support. Dieses Modell funktionierte, brachte jedoch typische Herausforderungen mit sich. Häufige Fahrten zu Kundenstandorten, unvorhersehbare Einnahmen und eine manuelle Backup Verwaltung, die mit wachsendem Kundenstamm nicht mehr skalierte. Michael nutzte NovaBACKUP bereits seit Jahren, um Kundendaten auf externen Laufwerken zu sichern. Mit zunehmender Kundenzahl wurde dieser Ansatz jedoch zunehmend ineffizient. Jedes fehlgeschlagene Backup führte zu einem zusätzlichen Vor-Ort-Termin. Wiederherstellungen waren zeitaufwendig und störend. Er benötigte einen effizienteren Ansatz, der skalierbar war, ohne zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen.

Die Umstellung auf Managed Backup

Managed Backup erfolgreich bei einem Kollegen im Einsatz gesehen hatte, entschied er sich, sein eigenes Angebot umzustellen. Ziel war es, die Servicequalität für Kunden zu verbessern und gleichzeitig planbare monatliche Einnahmen aufzubauen. Er entwickelte ein gebündeltes Angebot, das Datensicherung mit dediziertem Cloud Speicher, Endpoint Schutz und Remote Management Funktionen kombinierte. Dieses Paket bot er zu einer festen monatlichen Gebühr pro Kunde an. Die Auswirkungen waren sofort spürbar. Michael konnte nun alle Backups zentral überwachen, ohne sein Büro zu verlassen. Keine Fahrten mehr quer durch die Stadt wegen fehlgeschlagener Jobs. Keine späte Erkenntnis mehr, dass ein Laptop über Monate hinweg nicht gesichert worden war. Die Remote Management Konsole verschaffte ihm vollständige Transparenz über alle Kunden hinweg.

Was den Unterschied machte

Michael hebt mehrere Faktoren hervor, die den erfolgreichen Übergang ermöglichten.

• Einfache Einrichtung und Verwaltung: „Die Lösung ist einfach einzurichten und zu verwalten, insbesondere im Vergleich zu anderen Produkten, die ich getestet habe."
• Zuverlässige Wiederherstellung: „Es funktioniert einfach! Wenn Kunden ihre Daten verlieren, stellt NovaBACKUP sie zuverlässig wieder her."
• Kompetenter Support: „Das Support-Team war großartig. Adam war sehr geduldig und hat mir geholfen, mich mit dem Management Portal vertraut zu machen."
• Zentrale Remote Sichtbarkeit: „Mit Remote Management kann ich die Daten meiner Kunden schützen, ohne meinen Schreibtisch zu verlassen. Genau das brauche ich."

Die geschäftlichen Auswirkungen

Das Kundenfeedback fiel durchweg positiv aus. Kunden schätzen sowohl die zusätzliche Sicherheit cloudbasierter Backups als auch die Transparenz vorhersehbarer monatlicher Kosten. Vor allem aber vertrauen sie darauf, dass ihre Daten zuverlässig geschützt sind.

Für Michaels Unternehmen war die Veränderung deutlich messbar. Bis zum Jahresende rechnet er mit einem Wachstum seines Backup Kundenstamms von 17-25%. Dieses Wachstum entsteht durch die Umwandlung bestehender Kundenbeziehungen in laufende Serviceverträge sowie durch neue Interessenten. Und das alles ohne eine Erhöhung seiner Arbeitslast oder den Aufbau zusätzlichen Personals.

Wie Michael selbst sagt: „Mein Ziel ist ein stabiles, monatliches Einkommen, das nach der Einrichtung kaum noch Pflege benötigt."

Weniger Vor-Ort-Einsätze, weniger Fehlerbehebung bei lokalen Backups, geringere Gemeinkosten und die Möglichkeit, Kunden auch außerhalb des eigenen geografischen Umfelds zu betreuen. Das gebündelte Angebot schafft echten Mehrwert für Kunden und ermöglicht Wachstum ohne zusätzlichen operativen Aufwand.

Lektionen für andere MSP

Michaels Erfahrung zeigt mehrere Prinzipien, die für viele MSP relevant sind.

• Managed Backup erfordert kein großes Team. Mit der richtigen Plattform kann auch ein Ein-Personen Betrieb skalieren.
• Die Bündelung von Backup mit Sicherheits- und Remote-Management-Funktionen schafft klaren Mehrwert für KMU-Kunden.
• Zentrale Überwachung und Verwaltung reduzieren Reiseaufwand und schützen Margen.
• Zuverlässige Wiederherstellungen sind wichtiger als umfangreiche Funktionslisten. Kunden bezahlen für Wiederherstellbarkeit, nicht für reine Speicherung.
• Reaktionsschneller und kompetenter Support ist entscheidend, insbesondere bei der Umstellung des Geschäftsmodells.

6. Warum NovaBACKUP für viele MSP mit KMU-Fokus überzeugt

Vor dem Hintergrund der zuvor beschriebenen Evaluierungskriterien lohnt sich ein Blick darauf, wie eine Plattform diese Anforderungen in der Praxis umsetzt.

NovaBACKUP wurde gezielt mit MSP-Workflows entwickelt und richtet sich an Dienstleister, die KMU in überwiegend Windows-basierten Umgebungen betreuen. Der Schwerpunkt liegt weniger auf der Erweiterung einer Funktionsliste und mehr darauf, den täglichen Backup Betrieb zuverlässig, transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

Gebaut für den täglichen Betrieb nicht nur für Desaster Recovery

In KMU-Umgebungen sind es selten großflächige Katastrophen, die zu Backup-Ausfällen führen. Oft bleiben diese Probleme zunächst unbemerkt. Ein Backup Job schlägt über Nacht fehl, der verfügbare Speicher läuft voll, eine Konfiguration ändert sich oder ein Gerät fällt unbemerkt aus dem Schutzbereich. Bleiben diese Probleme unentdeckt, werden sie häufig erst dann sichtbar, wenn eine Wiederherstellung erforderlich ist.

Die Management Oberfläche von NovaBACKUP ist genau für diese Situationen gemacht. MSP sehen auf einen Blick, wie es um die Backups aller Kunden steht, erkennen frühzeitig steigenden Speicherbedarf und verstehen sofort, warum ein Job fehlgeschlagen ist. Warnmeldungen zeigen klar, was zu tun ist. So verbringen Sie weniger Zeit mit Log-Analysen und entdecken Probleme, bevor sie im Ernstfall relevant werden.

Ransomware Resilienz die sich belegen lässt

Wenn Kunden fragen, was im Fall eines Ransomware Angriffs passiert, reicht eine theoretische Erklärung nicht aus. MSP müssen zeigen können, wie Daten geschützt sind und wie sich eine Wiederherstellung im Ernstfall konkret umsetzen lässt. NovaBACKUP setzt dafür auf mehrere ineinandergreifende Schutzmechanismen:

• Softwarebasierte Unveränderlichkeit: Gesicherte Daten werden kontinuierlich auf Integrität geprüft. Werden Abweichungen erkannt, kann die Plattform eine erneute Sicherung der betroffenen Daten anstoßen und so Lücken im Backup Bestand vermeiden.
• Unveränderlichkeit auf Speicherebene: Über Object Lock werden Cloud Backups während definierter Aufbewahrungszeiträume vor Änderungen oder Löschungen geschützt. Selbst mit kompromittierten Zugangsdaten bleibt der Backup Bestand unangetastet.
• Incremental ForeverBackups: Historische Versionen werden vorgehalten und ermöglichen Wiederherstellungen auf saubere Zeitpunkte vor einer Infektion. So ist nicht nur das letzte Backup verfügbar, sondern ein verlässlicher Verlauf.
• Hybride Backup Architekturen: Lokale Kopien stehen für schnelle Wiederherstellungen bereit, während isolierte Cloud Backups zusätzlichen Schutz für schwerwiegende Szenarien bieten.

Alle diese Mechanismen sind transparent einsehbar und überprüfbar. MSP können Kunden konkret zeigen, wie Aufbewahrungsrichtlinien greifen, wie Integritätsprüfungen durchgeführt werden und welche Verifizierungsprotokolle vorliegen. So wird nachvollziehbar, dass der Schutz nicht nur konfiguriert ist, sondern im Alltag auch tatsächlich funktioniert.

Verifizierung und Wiederherstellungstests als Teil des Workflows

Wiederherstellungstests werden im Alltag oft aufgeschoben. Sie gelten als manuell, störend oder zu zeitaufwendig. NovaBACKUP integriert die Verifizierung direkt in den Backup-Ablauf, unter anderem durch automatisierte Integritätsprüfungen und einheitliche Wiederherstellungsansichten.

Anstatt Backup-Ketten manuell nachzuvollziehen oder zu überlegen, welches Backup die benötigten Daten enthält, können MSP gezielt einen Zeitpunkt auswählen und sehen sofort die vollständige Dateistruktur, die für eine Wiederherstellung zur Verfügung steht. Das senkt die Hürde für regelmäßige Tests und erleichtert gleichzeitig die Dokumentation von Ergebnissen, sei es für interne Prüfungen oder für Gespräche mit Kunden.

Dieser Ansatz entspricht gängigen Sicherheitsleitlinien, die regelmäßige Tests und nachweisbare Wiederherstellbarkeit als festen Bestandteil einer widerstandsfähigen Backup Strategie empfehlen.

Incremental Forever für operative Effizienz

Der Incremental Forever-Ansatz von NovaBACKUP zielt darauf ab, den operativen Aufwand sowohl für MSP als auch für ihre KMU-Kunden zu reduzieren. Nach einem initialen vollständigen Backup sichern alle weiteren Jobs ausschließlich die geänderten Daten, während jederzeit eine vollständige Wiederherstellung auf einen bestimmten Zeitpunkt möglich bleibt. Für MSP ergeben sich daraus klare Vorteile:

• Häufigere Backups ohne übermäßigen Verbrauch von Bandbreite oder Speicher
• Niedrigere Recovery Point Objectives ohne längere Backup-Fenster
• Vereinfachte Wiederherstellungen ohne manuelle Verwaltung von Backup-Ketten
• Geringere Cloudspeicherkosten bei gleichzeitiger Unterstützung längerer Aufbewahrungszeiträume

Gerade für KMU mit begrenzten Budgets und klaren Erwartungen an Wiederherstellungszeiten ist dieses Gleichgewicht zwischen Effizienz und Verlässlichkeit entscheidend.

Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, lohnt sich ein genauerer Blick darauf, wie Incremental Forever moderne Anforderungen an Backup und Wiederherstellung adressiert.

Transparente Preisgestaltung für planbare Service Modelle

Backup-Kosten sollten mit dem Wachstum der Kunden planbar bleiben. Das Preismodell von NovaBACKUP vermeidet unerwartete Zusatzkosten, überraschende Überschreitungen und starre Mindestabnahmen und erleichtert so eine verlässliche Planung.

Für MSP bedeutet das mehr Klarheit bei der Kalkulation. Backup Services lassen sich mit stabilen Margen anbieten, Abrechnungen bleiben nachvollziehbar und sowohl intern als auch gegenüber Kunden gibt es deutlich weniger Überraschungen.

Support für den MSP-Alltag

Wenn Backups ausfallen oder eine Wiederherstellung dringend wird, zählt vor allem eines, eine schnelle und kompetente Reaktion. Der Support von NovaBACKUP ist auf den MSP-Alltag ausgerichtet. Die Teams kennen Multi-Mandanten-Umgebungen und typische Service-Workflows aus der Praxis.

Probleme lassen sich so zügig klären, ohne dass MSP erst ihr gesamtes Betriebsmodell erklären oder die Dringlichkeit der Situation rechtfertigen müssen. Der Fokus liegt darauf, den Betrieb schnell wieder stabil zum Laufen zu bringen.

7. Checkliste für die Evaluierung von MSP Backup-Lösungen

Nutzen Sie diese Checkliste bei der Evaluierung von Backup-Plattformen. Sie hilft dabei, systematisch die richtigen Fragen zu stellen und Lösungen realistisch miteinander zu vergleichen.

Technische Fähigkeiten

☐ Echte Multi Mandanten Architektur mit einem zentralen Dashboard für alle Kunden
☐ Abdeckung der Systeme, die Ihre Kunden tatsächlich nutzen etwa Windows oder Microsoft 365
☐ Incremental Forever oder eine vergleichbar effiziente Backup Methodik
☐ Anwendungsbewusste Backups für SQL-basierte Anwendungen
☐ Unterstützung hybrider Backups mit lokalen und Cloud Kopien in einem Workflow
☐ Einfache Umsetzung der 3-2-1 Backup Regel
☐ Softwarebasierte Unveränderlichkeit mit kontinuierlicher Integritätsprüfung
☐ Unveränderlichkeitsoptionen auf Speicherebene etwa über Object Lock
☐ Isolierte oder Air Gapped Speicheroptionen
☐ Automatisierte Wiederherstellungstests und Verifizierungsmechanismen
☐ Granulare Wiederherstellungsoptionen auf Datei- und Ordnerebene

Verwaltung und Betrieb

☐ Klare und umsetzbare Warnmeldungen bei fehlgeschlagenen Backup Jobs
☐ E-Mail-Benachrichtigungen für kritische Ereignisse
☐ Rollenbasierte Zugriffskontrolle für unterschiedliche Team Ebenen
☐ Berichte, die sich für Kunden Reviews eignen
☐ Intuitive Benutzeroberfläche ohne hohen Schulungsaufwand
☐ Backup Verifizierung als fester Bestandteil des Workflows
☐ Automatische Warnmeldungen bei fehlgeschlagenen Integritätsprüfungen
☐ Einheitliche Wiederherstellungsansicht ohne manuelle Verwaltung von Backup Ketten

Geschäftliche Überlegungen

☐ Transparente und vorhersehbare Preisgestaltung, die sich zuverlässig planen lässt
☐ Kosten etwa für Datenübertragungen, Wiederherstellungen oder Basisfunktionen
☐ Flexible Vertragsmodelle mit monatlichen oder jährlichen Optionen
☐ Verständliche Rechnungsstellung, die sich mit der tatsächlichen Nutzung abgleichen lässt
☐ Ausreichendes Margenpotenzial zur Unterstützung Ihres Geschäftsmodells
☐ Speicheroptionen, die zu den Budgets Ihrer Kunden passen

Bewertung des Anbieters

☐ Reaktionsschneller Support mit klarer MSP-Expertise
☐ Regelmäßige Produkt Updates und laufende System-Kompatibilität
☐ Finanzielle Stabilität und langfristige Ausrichtung des Anbieters
☐ Positive Rückmeldungen von anderen MSP mit KMU-Fokus
☐ Eine klare Produkt Roadmap, die zu Ihren Anforderungen passt
☐ Backup als Kernprodukt und nicht als Nebenfunktion

Testen vor einer Entscheidung

☐ Verfügbarer Testzeitraum zur Bewertung realer Workflows
☐ Möglichkeit, mehrere Testkunden einzurichten
☐ Durchführung echter Backup- und Wiederherstellungstests
☐ Messbarer Zeitaufwand für Einrichtung und tägliche Verwaltung
☐ Test der Support Reaktionszeit mit konkreten Fragen
☐ Prüfung, ob Berichte und Auswertungen Ihre Kundenkommunikation sinnvoll unterstützen

8. Fazit: Die passende MSP Backup Lösung für Ihr Unternehmen

Die Frage nach der besten Managed Backup Lösung für MSP lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend sind Ihre Kundenstruktur, Ihr Betriebsmodell und wie viel Verantwortung Sie für die Datensicherung übernehmen wollen.

Für MSP mit KMU-Fokus geht es beim Backup Erfolg selten um möglichst viele Funktionen. Ausschlaggebend ist die operative Zuverlässigkeit. Backups müssen konsistent laufen, Probleme frühzeitig sichtbar werden und Wiederherstellungen im Ernstfall funktionieren. Plattformen, die Multi Mandanten Management, klare Berichte, Ransomware-Resilienz und regelmäßige Verifizierung unterstützen, helfen dabei, Backup von einer reaktiven Aufgabe zu einem verlässlichen Service weiterzuentwickeln.

Ebenso wichtig wie die Technik ist die Kostenstruktur. Vorhersehbare Preise, transparente Abrechnung und eine effiziente Nutzung von Speicherressourcen ermöglichen es, Backup-Angebote aufzubauen, die mit dem Geschäft wachsen, ohne Margen zu belasten oder regelmäßige Preisanpassungen gegenüber Kunden erforderlich zu machen. Gleichzeitig sollte die Plattform zu den tatsächlichen Umgebungen Ihrer Kunden passen und keine unnötige Komplexität einführen.

Plattformen wie NovaBACKUP sind genau auf diese praktischen Anforderungen ausgelegt, insbesondere für MSP, die überwiegend Windows-basierte KMU-Umgebungen betreuen. Andere Lösungen können besser geeignet sein, wenn Sie vor allem Großkunden, sehr heterogene Infrastrukturen oder spezielle Compliance Anforderungen bedienen. Es gibt keine universell beste Lösung, sondern nur die passende Wahl für Ihren konkreten Einsatzbereich.

Am zuverlässigsten lässt sich jede Backup-Lösung bewerten, indem Sie sie im Kontext Ihrer realen Workflows testen. Richten Sie Testkunden ein, führen Sie Backups und Wiederherstellungen durch, prüfen Sie Warnmeldungen und bewerten Sie den tatsächlichen Zeitaufwand für die tägliche Verwaltung. Konzentrieren Sie sich weniger auf Marketingaussagen und stärker darauf, ob die Plattform Sie dabei unterstützt, Backup als Service verlässlich und konsistent bereitzustellen.

Kunden vertrauen MSP nicht nur die Speicherung ihrer Daten an, sondern vor allem deren Wiederherstellung. Software, die klare Verantwortlichkeiten, nachweisbaren Schutz und wiederholbare Prozesse unterstützt, ist letztlich die Grundlage für dieses Vertrauen und für langfristige Kundenbeziehungen.

Wenn Sie genauer wissen möchten, ob NovaBACKUP zu Ihren Anforderungen passt, sprechen Sie gern mit uns. So lässt sich unkompliziert klären, ob die Plattform zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Möchten Sie erfahren, wie NovaBACKUP Ihnen helfen kann, einen profitablen Managed Backup Service aufzubauen? Sprechen Sie mit einem Backup-Experten, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen und herauszufinden, ob unsere Plattform die richtige Wahl ist.

Quellen:

• CISA. (2023). StopRansomware-Leitfaden.
• NIST. (2016). NIST SP 800-184 Guide for Cybersecurity Event Recovery.
• SBA Office of Advocacy. (2024). 2024 Small Business Profile Vereinigte Staaten.
• NovaBACKUP Fallstudie MG Technologie

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